نبذة
الارتباط التنظيمي

    ​​ترتبط بمدير عام الشؤون الإدارية والمالية.​​​

الاهداف

    تأمين احتياجات المعهد من المواد والمعدات والأجهزة والخدمات وأعمال البناء بالكميات والنوعيات المحددة في الوقت المحدد ​​​وبالسعر المناسب.​

المهام

    1- إعداد الخطة السنوية للإدارة وتنفيذها بعد اعتمادها.


    2- وضع برنامج للاحتياجات السنوية من الأصناف والأعمال بالتنسيق مع مختلف الإدارات بالمعهد وعرضه على مدير عام الشئون الإدارية والمالية لاعتماده من مدير عام المعهد .


    3- المشاركة مع الإدارة الطالبة في وضع المواصفات والشروط للمواد والأعمال التي يراد تأمينها أو تنفيذها ولها أن تستعين بذوي الخبرة في هذا المجال .


    4- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وإيجار الدور وعقود الصيانة وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة .


    5- استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهات ذات العلاقة .


    6- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات طبقاً للنظام والإجراءات المعتمدة .


    7- القيام بإجراءات الإعلان والدعوات للمنافسات وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والموردين والإجابة عن استفساراتهم قبل فتح المظاريف .


    8- الاشتراك في أعمال تحليل المنافسات .


    9- استكمال إجراءات التعاقد بعد البت من صاحب الصلاحية .


    10- تحرير العقود بالاشتراك مع الإدارة القانونية والعمل على توقيعها من صاحب الصلاحية ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة .


    11- إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة .


    12- القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم .


    13- حفظ الملفات اللازمة للموردين والمقاولين والاستشاريين .


    14- الإلمام بحركة الأسعار بالسوق والاحتفاظ بملفات منظمة "للكتلوجات" وقوائم الأسعار التي تصدرها الشركات المنتجة مما يمكن من إصدار أحكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون ، سواء كان بالنسبة للمشتريات المحلية أو الخارجية .


    15- مسك الملفات والسجلات المتعلقة بإجراءات الشراء النظامية كسجل العقود وسجل مراقبة خطابات الضمان وغيرها مما له علاقة بأعمال الشراء .


    16- متابعة صلاحيات خطابات الضمان الابتدائي والعمل على تجديدها عند اللزوم .


    17- استلام عينات الموردين والمقاولين والتحفظ عليها لحين البت في العروض .


    18- الإعداد للبيع بالمزاد العلني للتخلص من التالف والرجيع واقتراح تشكيل اللجان الخاصة بذلك.


    19- المشاركة في وضع سياسة التخلص من فائض المواد في المستودع وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها بالطرق النظامية .


    20- المشاركة في تسجيل اللجان التي يرغب المسئولون في تشكيلها كلجان ما قبل فتح المظاريف.


    21- حضور المعارض الداخلية والخارجية لمعرفة ما هو جديد في مجال الصناعات واحتياجات المعهد وجمع المعلومات اللازمة بذلك (كتلوجات ، أسماء الشركات وعناوينها ، وتقدير الأسعار) .


    22- الإشراف على أنظمة وتطبيقات الإدارة على الحاسب الآلي ومتابعة إدخال وتحديث المعلومات والعمل على تطويرها بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة .


    23- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تسهل استرجاعها والاستفادة منها. 


    24- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.


    25- تحديد الاحتياجات التدريبية للموارد البشرية في الإدارة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة لتلبية تلك الاحتياجات.


    26- إعداد تقارير دورية بإنجازات الإدارة والاقتراحات لتطويرها ورفعها لمدير عام الشئون الإدارية والمالية. 


    27- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود اختصاصها. 

اتصل بنا

    ادارة المشتريات​​​​

    الاسم
     الاستاذ / خالد بن موسى الزهراني​
    ​الفاكس
    ​0114792136
    ​البريد الإلكتروني
    zahranika​@ipa.edu.sa​​