نبذة

​يعد التوثيق الإداري أحد المهام الرئيسية لمعهد الإدارة العامة بجانب التدريب والبحوث والاستشارات فقد جاء في الفقرة الثامنة من المادة الرابعة من نظام معهد الإدارة العامة الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/49 وتاريخ 2/8/1426هـ على أن للمعهد في سبيل تحقيق أغراضه تبويب الوثائق الإدارية الحكومية وتصنيفها وتيسير الاستفادة منها، كما صدر الأمر السامي رقم 7/ب/28267 وتاريخ 8/8/1424هـ بتوجيه الجهات الحكومية بتزويد معهد الإدارة العامة بصورة من الوثائق والمطبوعات التي لها صفة تنظيمية
وبدأ نشاط التوثيق الإداري في مركز الوثائق منذ انشاء معهد الإدارة العامة قبل أكثر من أربعين عاماً. أي في بداية عقد الثمانينات من القرن الهجري الماضي. وفي سنة 1418هـ، صدر قرار إدارة المعهد بدمج مركز الوثائق مع محفوظات المعهد في إدارة واحدة وتحت مسمى مركز الوثائق والمحفوظات.

ويتألف المركز حالياً من قسمين:

• قسم الوثائق الحكومية والمطبوعات الرسمية
• قسم المحفوظات

الارتباط التنظيمي

    ​يرتبط مركز الوثائق والمحفوظات تنظيميا بالإدارة العامة للمكتبات والوثائق والتي ترتبط مباشرةً بنائب المدير العام للبحوث والمعلومات

الاهداف

    ​• جمع الوثائق الحكومية السعودية وتنظيمها وحفظها وإتاحتها للمستفيدين حسب الأنظمة والقواعد المتعلقة بذلك.
    • جمع وحفظ وثائق ومحفوظات المعهد بما يحقق متطلبات العمل في المعهد واحتياجات إداراته المختلفة، ويتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنظيمية

المهام

    ​• متابعة ما يصدر من الوثائق الحكومية التنظيمية والإدارية، واختيار ما يناسب المعهد منها.
    • عمل الإجراءات اللازمة لتزويد واقتناء الوثائق الإدارية والتنظيمية من المصادر الرسمية المتاحة.
    • استلام الوثائق الرسمية وفهرستها وتصنيفها، وإدخال سجلاتها في برنامج الوثائق(نمو).
    • تكشيف الأوامر والأنظمة الموجودة في صحيفة أم القرى.
    • تصوير الوثائق الرسمية المفهرسة وإدخال صورها عن طريق الماسح الضوئي في برنامج الوثائق(نمو).
    • تلقي طلبات الأجهزة الحكومية وتزويدها بالوثائق الرسمية حسب قواعد الخدمة بالمركز.
    • خدمة الباحثين وتزويدهم بالوثائق الرسمية حسب قواعد الخدمة بالمركز.
    • تلقي طلبات الأجهزة الحكومية حول ربط تلك الأجهزة بقاعدة معلومات الوثائق (نمو) ومتابعة إكمال إجراءات الربط مع مركز الحاسب الآلي بالمعهد.
    • استقبال جميع وثائق المعهد غير النشطة المحالة من الوحدات الإدارية بالمعهد وتنظيمها وحفظها وصيانتها وتحديد أسلوب تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات في المملكة ولوائحه التنفيذية.
    • القيام بتنفيذ عمليات تصوير الوثائق على وسائط الكترونية.
    • تحويل الوثائق من شكلها الورقي الى وسائط إلكترونية وحفظها في أنظمة محفوظات المعهد.

اتصل بنا

    اسم الجهة

    ​الفاكس

    ​الهاتف

    رقم التحويلة

    رقم المكتب

    مدير مركز الوثائق والمحفوظات

    4745186​​474523252042209

    الخدمة المرجعية للوثائق​

    4745186​4745500​